Even rust en focus nodig? Schakel je virtuele secretaresse in.

Wat kun je uitbesteden aan jouw virtuele assistent?

Jouw virtuele assistent komt uit Nederland en heeft meerdere jaren ervaring met het werken voor grote organisaties en bedrijven. Er zijn heel veel zaken die jou heel veel tijd kosten, maar onze “Donna’s” heel goed kunnen overnemen en misschien nog wel beter. 

Mailcontact doorsturen

Aanvragen vanaf jouw website of webshop komen binnen in een algemene mailbox. Jouw VA (virtuele assistent) behandeld alles wat hij of zij kan. Ook is het mogelijk om het beheer over te dragen van jouw agenda. Soms kan het jou zo een aantal uren en we weten uit ervaring soms veel meer tijd en stress per week schelen. Wat dacht je van het inplannen van showroom bezoeken of offertegesprekken?

Telefoonverkeer opvangen

Hoe vaak wordt jij gestoord op dagen dat je het echt even niet kan gebruiken? Je hebt een (te) drukke baan en ook nog een paar vakantiehuisjes in de verhuur. Je kan toch helemaal bereikbaar zijn zonder dat je zelf op hoeft te nemen. Afspraken inplannen met klanten terwijl jij lekker iets anders kan doen. Je stuurt gewoon je telefoongesprekken door.

Dingen regelen

Jouw eigen virtuele assistent geef je een lijst met dingen die geregeld moeten worden en het wordt ook geregeld. Ons team heeft veel ervaring met het organiseren van kerstpakketten, vergaderingen, lunches, notuleren (steeds vaker online) of afspraken in plannen voor bezichtigingen, brochures toesturen of een bloemetje regelen voor de jarige partner van jouw medewerker.

Agendabeheer

Beheer je je eigen agenda of meerdere? Sommige organisaties doen echt alles nog op papier en afspraken lopen daardoor nog wel eens door elkaar. Hetzelfde geldt voor marketingagenda's. Wie houd wat bij en zorgt dat iedereen op de hoogte is? Kun je moeilijk nee zeggen dan kan jouw virtuele assistent op eigen naam aangeven dat het de komende tijd even niet uitkomt. Heerlijk toch?

Klantenservice

Wie behandelt de vragen van klanten als jij er niet bent? Hebben jouw medewerkers het te druk met hun eigen werk? Het is voor ons een peuleschil om op twee momenten van de dag alle e-mails te behandelen. We kunnen vragen beantwoorden van orders of uitleggen hoe ze een retour kunnen regelen of een planning voor een levering kunnen verwachten. Dit zijn taken waar je normaal gesproken niet een medewerkers voor aanneemt.

Prive assistente

Niet voor je zakelijke dingen maar voor prive. Denk aan het regelen van de hovenier, schilder, het uitzoeken van vliegtickets voor een vakantie of zakelijke reis. Het maken van afspraken met tandarts, sportschool of het zoeken van een geschikt restaurant voor een afspraak met vrienden of familie. Jouw eigen prive assistent regelt het voor je in je eigen agenda.

Management Assistente voor ZZP'er, kleine en middelgrote bedrijven

Een directie-secretaresse voor een ZZP-er of MKB ondernemer? Dat is toch alleen maar voor hele grote bedrijven? Helemaal niet. Wij bedienen juist de kleinere ondernemingen. Waarom? Omdat deze bedrijven en ondernemers graag ook eens een dag niet gebeld willen worden, ook een gezin hebben, niet voor alles gebeld of gemaild willen worden.VAVA zijn zeer ervaren directie-secretaresses die jouw communicatie, agenda of andere taken een dag of vaker in de week over kunnen nemen. Gaaf toch?!

“Ons bedrijf bestaat uit twee mensen. We waren niet altijd goed bereikbaar wat resulteerde in volle mailbox en gemiste oproepen. Erg professioneel kwam het niet over. Iemand aannemen is een no-go voor ons. We maken nu gemiddeld 2 dagen per week gebruik van de doorstuurservice van VAVA virtuele assistenten”.

– een tevreden klant –

Veel ervaring en discreet

Jouw Virtuele Assistent is hoog opgeleid (HBO/Universitair) en in alle gevallen werken ze voor grote organisaties en weten heel verstandig of creatief om te gaan met tegenslagen en uitdagingen. Iedereen kan terugvallen op een collega met specifieke specialisaties en alles gaat volgens de code discretie.

Alles online en in de cloud

Alles gaat op de efficiënte manier en zodat alle communicatie goed over te dragen is. We werken vanuit de cloud, online. Werk jij nog niet zo dan is dat geen probleem want dan helpen we jou daar mee. We nemen het gewoon uit handen. Uiteindelijk werkt het zeer prettig en goedkoper als je niet locatie gebonden bent.

Slagkracht & partners

In veel gevallen starten kloppen klanten aan met een hectisch onoverzichtelijke agenda. E-mail werkt op de ene locatie goed, thuis of op mobiel weer niet, agenda van collega's lopen niet synchroon, part-time medewerker die jouw werk vervangt als je er niet bent kan nergens bij en ga zo maar door.

Als je je afvraagt waarom een gemiddelde klant bij ons aanklopt dan is dit vaak het eerste contactmoment: De meeste mensen die aankloppen hebben een hectisch onoverzichtelijke agenda. E-mail werkt op de ene locatie goed, thuis of op mobiel weer niet, agenda van collega’s lopen niet synchroon, part-time medewerker die jouw werk vervangt als je er niet bent kan nergens bij en ga zo maar door. We durven best wel te zeggen dat 3/4 van deze klanten zijn of haar mobiele telefoon altijd aan heeft staan en nooit rust heeft. Als het erop aankomt dan doen ze liefst alle werk zelf. Wij hebben zoveel ervaring op dit vlak dat wij weten hoe we jou kunnen ontzorgen. We hebben de juiste (betaalbare) contacten om alles te organiseren en je hoeft alleen maar ja of nee te zeggen. Dat geldt voor het organiseren voor een sollicitatieronde met een dag vol ongeplande afspraken inclusief locatie en lunch tot het organiseren een nieuwe pagina op de site met nieuwe foto’s van projecten, bijbehorende teksten en ook nog eens geschikt voor Google. Het kost je nooit meer dan dan je het zelf zou regelen maar nu hoef je het een keer niet zelf te doen. Jouw kostbare uren en zeldzame tijd komt ineens vrij. Vanaf 199 euro per maand kun je al beschikken op jouw eigen Virtuele Assistent!

Je werkt alleen, maar wilt niet altijd maar gestoord worden. Heb je moeite met gesprekken aan de telefoon en zou je het fijn vinden dat iemand bijvoorbeeld jouw gesprekken kan inplannen op dagen dat jij kunt? We kunnen dit gewoon voor je opvangen. Het staat zelfs professioneel als jouw klant een e-mail krijgt van iemand met een andere naam en aangeeft “Mag ik uw vraag noteren? Mijn collega is komende twee dagen nog even druk. Vind u het goed dat mijn collega over 3 of 4 dagen contact met u opneemt?”. Wat zou jou dit veel lucht geven. 

Als bezitter van vastgoed is het soms heel veel geregel om alle huurders altijd te woord te staan. Contracten te verzamelen, dossier opbouwen en bijhouden, installateur regelen, meterstanden bijhouden, mededelingen schrijven en iedereen op het juiste moment een factuur sturen. Al deze zaken kosten jou misschien onnodig veel tijd. Stel je geeft jouw huurder een vast nummer en e-mailadres en je overhandigd het dossier over aan jouw Virtuele Assistent. Elke week of maand overhandigd zij jou een beknopt overzicht van zaken, hoe fijn kan dat zijn. Meestal kost het jouw Virtuele Assistent hooguit een uur of twee per week, maar ze houd alles voor je bij. Kom je een huurder tegen en die heeft een vraag dan zeg je: “Mail mijn collega maar en hij of zij regelt het”.
Stagiairs moet je altijd begeleiden en kunnen niet alle randwerkzaamheden opvangen. Personeel inhuren of aannemen is lang niet altijd handig omdat je nooit weet wanneer je iemand dan moet gaan inplannen. Je kan al jouw telefoonverkeer doorsturen naar jouw Virtuele Assistent, maar je kan ook gewoon elke vrijdagmiddag een moment voor jezelf nemen. Je bent op en top bereikbaar en aan het einde van de dag krijg je een lijstje met updates voor de eerstvolgende werkdag. Stel de klant vraag om een bepaalde brochure voor meer informatie dan is die inmiddels al verstuurd. Jouw vaste afsprakendag “woensdagmiddag” is gevuld met twee nieuwe offertegesprekken op jouw locatie en jij hebt een relaxte dag gehad.

Alle Virtuele Assistenten van ons werken of hebben bij grote organisaties gewerkt. Veelal wordt er gezocht naar notulisten, mensen die verslagen kunnen maken en meerdere agenda’s kan beheren. Als het om meer dan 24 uur per week gaat zouden wij een vaste management assistent adviseren. We hebben een heel goed netwerk van professionals waar wij een vaste medewerker voor jou kunnen zoeken. Je neemt hem of haar dan zelf aan. Ook dat soort zaken kan een goede VA voor jou regelen.

Veel ondernemers kunnen werk niet loslaten als ze op vakantie zijn. Geen klant die niet begrijpt dat je ook gewoon even bij moet tanken. Toch voelt het niet altijd lekker om weg te zijn. Jouw Virtuele Assistent is zo ervaren dat hij of zij alles kan regelen om jou een plezierige vakantie te bezorgen en dat jouw zaak gewoon door kan blijven draaien. Als is het alleen al om bereikbaar te zijn en klanten te woord kan staan. De meeste klanten kiezen voor een Virtuele Assistent voor vakanties en op vooraf geplande vrije dagen. 

Elke vrijdag wil je vrij zijn van alles wat jouw energie en focus kan verstoren. Jouw telefoon staat doorgeschakeld naar jouw vaste Virtuele Assistent. Jouw e-mail kan zelf overgenomen worden waarbij hij of zij een heel correct e-mailtje stuurt naar iedereen die e-mailt dat je maandag of dinsdag terugkomt op deze e-mail omdat je vandaag verhinderd bent. Je hebt ons dezelfde week al even doorgegeven dat er iets specifieks moet gebeuren als “Klant Jansen” belt of mailt. Dat hebben we ook gedaan. Maandag of op het moment dat jij het wilt krijg jij een resume van wat er die dag gebeurd is en wat al voor je geregeld is. De klant blij dat z  tenwoord gestaan zijn, jij blij dat je de klant blijft bedienen en zelf je ding hebt kunnen doen en wij blij dat beide blij zijn.

Niets ten nadele van stagiairs. Iedereen heeft het moeten leren. Iedereen bij ons is hoogopgeleid en ervaren. Hier werken de zwaargewichten onder de management assistenten. Net zoals film de pittige dames aan het bureau voor het kantoor van de sigarenrokende directeur. De “Donna” die je misschien kent van de serie Suits. Je wenst iedereen een Donna. De Donna’s werken tegenwoordig online (virtueel) en dat is in een stroomversnelling gekomen door het vele thuiswerken in coronatijd.